Coordenação: Profª Elisabete de Araújo Ulisses dos Santos
As atividades acadêmicas da FAUFBA contam com a estrutura de apoio de uma Coordenação Administrativa e Financeira composta por quatro setores:
I- Protocolo Geral;
II- Arquivo Geral;
III- Secretaria de Logística, Patrimônio e Equipamentos;
IV- Secretaria de Orçamento e Gestão de Pessoas.
O Coordenador Administrativo e Financeiro tem como função coordenar e supervisionar os serviços administrativos e financeiros da FAUFBA e sendo indicado pela Diretoria da FAUFBA.
Compete à Coordenação Administrativa e Financeira:
I. Cuidar da Administração financeira;
II. Administrar o pessoal, no que diz respeito a rotinas funcionais, marcação de férias, cadastro, afastamentos e acompanhamento de processos que envolvam servidores docentes e técnicoadministrativos da FAUFBA;
III. Dar suporte operacional e logístico aos Laboratórios, Núcleos Acadêmicos, Coordenação Acadêmica, Congregação, Diretoria e aos órgãos colegiados da FAUFBA;
IV. Adquirir material permanente e de consumo;
V. Controlar o patrimônio da Unidade;
VI. Preservar e proceder à manutenção das instalações físicas e dos equipamentos do FAUFBA;
VII. Controlar os serviços de limpeza e vigilância.
São atribuições do Protocolo Geral da Coordenação Administrativa e Financeira:
I. Receber, registrar e expedir documentos de origem interna e externa da UFBA;
II. Triar, conferir e distribuir documentos de origem interna e externa da UFBA;
III. Viabilizar e controlar a tramitação e divulgação de documentos de origem interna e externa da UFBA;
IV. Controlar a expedição e o recebimento de malotes;
V. Operacionalizar e gerir o Sistema Administrativo – SIAD.
São atribuições do Arquivo Geral:
I. Organizar, manter e guardar os arquivos intermediários e permanentes das áreas administrativa e acadêmica da FAUFBA;
II. Orientar a organização e manutenção dos arquivos correntes dos setores acadêmicos e administrativos da FAUFBA;
III. Classificar documentos segundo critérios técnicos préestabelecidos.
São atribuições da Secretaria de Logística, Patrimônio e Equipamentos:
I. Controlar e distribuir o material de consumo;
II. Levantar necessidades, requisitar e acompanhar a compra de material permanente e de consumo;
III. Conferir o material permanente e de consumo adquirido;
IV. Providenciar a devolução de material fora da especificação;
V. Controlar a execução de serviços gerais (limpeza, transporte e vigilância);
VI. Acompanhar e controlar a preservação e manutenção das instalações físicas da FAUFBA;
VII. Acompanhar e controlar a rede e os equipamentos de informática da FAUFBA;
VIII. Controlar a utilização pelas comunidades interna e externa dos espaços físicos e equipamentos da FAUFBA;
IX. Disponibilizar e divulgar o quadro de horários de ensino, pesquisa e extensão da Faculdade de Arquitetura com a respectiva distribuição de salas;
X. Organizar e preservar o arquivo corrente do setor, conforme orientações do Arquivo Geral.
São atribuições da Secretaria de Orçamento, Finanças e Gestão de Pessoas.
I. Elaborar, acompanhar e controlar os contratos de serviços de limpeza, vigilância e outros que atendam a Faculdade de Arquitetura;
II. Desenvolver as atividades relacionadas à administração de pessoal: rotinas funcionais, marcação de férias, afastamentos, cadastro e acompanhamento de processos administrativos que envolvam servidores docentes e técnico-administrativos da Faculdade de Arquitetura;
III. Definir as rotinas competentes a cada setor e sua distribuição entre os servidores técnico-administrativos;
IV. Elaborar, acompanhar e controlar os processos de aquisição de materiais permanentes e de consumo;
V. Organizar e preservar o arquivo corrente do setor, conforme orientações do Arquivo Geral;