Prezadas/os docentes,
Prezadas/os TAEs,
Fazemos votos de que esta mensagem os/as encontre bem e com saúde.
Informamos que, a partir do dia 01/10/2021, o e-mail para notificação e acompanhamento dos processos docentes (estágio probatório, progressão/promoção, afastamento de curta/longa duração, alteração de regime de trabalho, aposentadoria), será o seguinte: gestaopessoasfaufba@ufba.br.
Por ora, os processos e relatórios ligados aos técnicos administrativos devem seguir tramitando para o endereço arqufba@ufba.br (Diretoria e Coordenação Administrativa e Financeira).
A mudança reflete iniciativa da Diretoria e da Coordenação Administrativa e Financeira para início da estruturação de um setor de Gestão de Pessoas, previsto em nosso Regimento, que possa ser capaz de organizar de forma mais robusta os diversos procedimentos ligados aos processos de pessoal que tramitam na Unidade.
Este novo setor de Gestão de Pessoas, em formação, é vinculado ao Setor de Gestão Administrativa e Financeira, coordenado pelo professor João Maurício Santana Ramos, e vem sendo estruturado pelo trabalho do administrador Francesco Bonelli, com apoio da Diretoria, inclusive com participação da assistente administrativa Carina de Carvalho Gonçalves. Tendo em vista a necessidade de adotar um modelo de gestão compartilhada, também previsto no Regimento da FAUFBA, conta com os servidores do Apoio Acadêmico para os necessários encaminhamentos junto à Coordenação Acadêmica, através das/os TAEs André Luís de Macedo Santos, Dayane Souza Santos e Lucas Lima da Silva. Em função do trabalho remoto, este trabalho também vem contando com a colaboração do funcionário da Biblioteca Adelson Correia Conceição.
Do outro lado, no último ano e meio, principalmente devido aos efeitos da covid-19 e à implantação do trabalho remoto, assistimos, na UFBA e em outras instituições de Ensino Superior, a uma aceleração do uso das plataformas digitais. Assim, considerando a recente composição da equipe, a mudança da tramitação dos processos administrativos do suporte físico para o eletrônico e a necessidade de nos apropriarmos dos conhecimentos necessários sobre a legislação aplicável e as ferramentas do SIPAC, contamos com a colaboração e a compreensão de todas/os nesse esforço conjunto, para que a condução dos processos ocorra sempre de acordo com os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
Neste sentido, reforçamos:
Os processos de progressão/promoção funcional de docentes e aceleração da promoção de docentes devem ser criados pela/o própria/o interessada/o, conforme documento “Orientações para os Docentes” publicado pela PRODEP em 19 de junho de 2020 (disponível em: https://prodep.ufba.br/sites/prodep.ufba.br/files/Novas%20Orienta%C3%A7%C3%B5es%20Docentes.pdf), e, sucessivamente, sua abertura deverá ser comunicada via e-mail para o correio eletrônico supramencionado. endereço gestaopessoasfaufba@ufba.br.
Os processos de avaliação de estágio probatório de docentes e afastamento para TAEs ou docentes terão sua abertura solicitada via e-mail para gestaopessoasfaufba@ufba.br com o encaminhamento da respectiva documentação pelo/a interessado/a.
Tendo em vista a necessidade de que todos os processos tramitem por meio do SIPAC (e que o uso do e-mail fique limitado à notificação inicial de abertura e à elucidação de eventuais dúvidas), foram implementadas algumas mudanças na realização das etapas do processo:
- As Atas das reuniões extraordinárias da Coordenação Acadêmica que aprovam comissões e pareceres, uma vez assinadas pelos participantes da reunião, passaram a ser inseridas, via SIPAC, no respectivo processo.
- O Ato Administrativo que constitui a Comissão de avaliação, de caráter ostensivo, é inserido diretamente no processo e fica disponível no SIPAC para membros da comissão realizarem o download, a qualquer tempo. Membros da Comissão de avaliação recebem notificação da emissão do Ato Administrativo por e-mail, encaminhado pela equipe de Gestão de Pessoas.
- Os pareceres e/ou relatórios circunstanciados das Comissões de avaliação devem ser inseridos no SIPAC, diretamente no respectivo processo, sendo assinados no próprio sistema pela/o presidenta/e da comissão e as/os demais membros, que devem em seguida notificar a respectiva inclusão à equipe de Gestão de Pessoas através do e-mail gestaopessoasfaufba@ufba.br.
Além do acima mencionado, seguem algumas recomendações importantes a serem seguidas para a correta tramitação dos processos:
A) Responsabilidades da/do docente interessada/o: a/o docente interessada/o no processo deverá acompanhar a tramitação dele ao longo de todas as etapas, acessando o SIPAC e acompanhando as notificações automáticas feitas pelo sistema para seu e-mail institucional, conforme estabelecido no Procedimento Operacional “Progressão/promoção funcional de servidor docente” da PRODEP, emitido em agosto/2020 (disponível em: https://supad.ufba.br/sites/supad.ufba.br/files/cppd_progressao_e_promocao_funcional_de_docente_03.05.21_pen.pdf ). Após o envio do processo para a CPPD, o pessoal técnico-administrativo da FAUFBA não é notificado pela CPPD sobre os respectivos encaminhamentos. Sendo assim, a/o interessada/o ficará atenta/o às movimentações, pois ela/e será notificada/o diretamente pelo próprio SIPAC. Caso seja necessária alguma complementação na documentação produzida, solicitada pela CPPD, ela/e deverá responder às diligências, se estas forem de sua responsabilidade e tomar as providências necessárias. Caso haja devolução com diligências que não dependam somente do interessado, esta/e deverá comunicar à equipe de Gestão de Pessoas, mantendo também informada a Comissão de avaliação.
B) Recomendações para a Comissão de avaliação: 1) o prazo para a avaliação é de 30 dias a partir da notificação do Ato de aprovação da Comissão. 2) se a Comissão identificar a falta ou desconformidade de algum documento no processo, a própria Comissão deverá entrar em contato com a/o docente interessada/o para a complementação da documentação.
C) Treinamento: recomenda-se que todas/os docentes, tanto as/os interessadas/os nos processos quanto as/os membros das Comissões de avaliação, procurem a capacitação do UFBAPEN (PEN = Processo Eletrônico Nacional), por meio dos cursos oferecidos pela UFBA e pelo respectivo canal do YouTube <https://youtube.com/playlist?list=PLjKVP2UZkFbNPQL0CsZ3gbKOOrVrrHCC_>. Vale destacar, ainda, que a plataforma UFBA SIM <https://ufbasim.ufba.br/> disponibiliza um conjunto de tutoriais e guias práticos sobre o uso do SIPAC, bem como um canal para sanar as dúvidas mais frequentes. A equipe de Gestão de Pessoas também está à disposição para fornecer as orientações necessárias.
Agradecemos a atenção dispensada e ficamos à disposição para dirimir eventuais dúvidas.
João Maurício Santana Ramos
Coordenador Administrativo e Financeiro
Equipe de Gestão de Pessoas
Francesco Bonelli - Setor de Gestão de Pessoas
Carina de Carvalho Gonçalves - Diretoria
André Luís de Macedo Santos - Apoio Acadêmico
Dayane Souza Santos - Apoio Acadêmico
Lucas Lima da Silva - Apoio Acadêmico
Faculdade de Arquitetura
Universidade Federal da Bahia